Impersonation and improper authorisation – Cease and Desist
Dear Colleagues,
We wish to bring to your attention an important matter regarding participation and representation in official World and Regional Scouting events – both adult events such as Conferences, as well as Youth Events such as Moots and Jamborees.
It has recently come to our notice that there have been instances of individuals attempting to gain access to Regional or World Scouting events, or to present themselves as affiliated with Scouting or related international bodies, without proper authorisation and NSO endorsement. In some cases, such individuals have sought entry through unofficial channels, by misrepresenting their affiliations, or by offering to pay registration fees in exchange for being included as guests or observers at official World Scouting events.
To protect the integrity of our events and the reputation of the Movement, we kindly request all NSOs to remain vigilant and to take the following precautionary steps:
Where any individual seeks to attend or represent Scouting at any World, Regional, or external international event and their credentials or role appear uncertain, please verify their status directly with internal NSO records and ensure approvals are obtained before confirming participation.
All invitations, nominations, and delegate registrations for World or Regional events should continue to be coordinated through official channels only – meaning through the International Commissioner and/or the Official NSO Contact as registered in the World Scouting Directory, and the World Scout Bureau Support Centre.
Please ensure that no individual or external party is permitted to pay registration fees directly to secure inclusion in any official World or Regional Scouting event unless this has been expressly authorised and validated through the proper registration process.
In case you have any doubt about an individual’s credentials or affiliation, do not hesitate to contact the World Scout Bureau for assistance.
This guidance is issued in light of our shared responsibility to uphold safe, transparent, and credible engagement across all Scouting platforms and in alignment with our Safe from Harm policy and governance standards and protocols.
We appreciate your cooperation in ensuring that only duly authorised representatives participate in official Scouting activities. Should you encounter any doubts or irregularities, please contact us at asia-pacific@scout.org for any clarification before proceeding.
Best Scouting regards,
J Rizal C Pangilinan
Regional Director
Files
Circular 36 Improper authorisation _202511
Bản tiếng Việt (Google dịch)
Hành vi mạo danh và ủy quyền không đúng quy định – Chấm dứt và Hủy bỏ
Kính gửi các đồng nghiệp,
Chúng tôi xin lưu ý quý vị một vấn đề quan trọng liên quan đến việc tham gia và đại diện tại các sự kiện Hướng đạo Thế giới và Khu vực chính thức – bao gồm cả các sự kiện dành cho người lớn như Hội nghị, cũng như các sự kiện dành cho thanh thiếu niên như Moots và Jamborees.
Gần đây, chúng tôi nhận thấy đã có những trường hợp cá nhân cố gắng tiếp cận các sự kiện Hướng đạo Khu vực hoặc Thế giới, hoặc tự xưng là thành viên của Hướng đạo hoặc các tổ chức quốc tế liên quan, mà không có sự cho phép và xác nhận hợp lệ của NSO. Trong một số trường hợp, những cá nhân này đã tìm cách tham gia thông qua các kênh không chính thức, bằng cách khai man về tư cách thành viên của mình, hoặc bằng cách đề nghị trả phí đăng ký để được tham gia với tư cách khách mời hoặc quan sát viên tại các sự kiện Hướng đạo Thế giới chính thức.
Để bảo vệ tính toàn vẹn của các sự kiện và danh tiếng của Phong trào, chúng tôi trân trọng đề nghị tất cả các NSO luôn cảnh giác và thực hiện các bước phòng ngừa sau:
Nếu bất kỳ cá nhân nào muốn tham dự hoặc đại diện cho Phong trào Hướng đạo tại bất kỳ sự kiện quốc tế nào của Thế giới, Khu vực hoặc quốc tế bên ngoài mà thông tin hoặc vai trò của họ có vẻ không chắc chắn, vui lòng xác minh trực tiếp tình trạng của họ với hồ sơ nội bộ của NSO và đảm bảo đã được phê duyệt trước khi xác nhận tham gia.
Tất cả thư mời, đề cử và đăng ký đại biểu cho các sự kiện Thế giới hoặc Khu vực nên tiếp tục được điều phối thông qua các kênh chính thức – nghĩa là thông qua Ủy viên Quốc tế và/hoặc Người liên hệ chính thức của NSO đã được đăng ký trong Danh bạ Hướng đạo Thế giới và Trung tâm Hỗ trợ của Văn phòng Hướng đạo Thế giới.
Vui lòng đảm bảo rằng không có cá nhân hoặc bên ngoài nào được phép thanh toán phí đăng ký trực tiếp để đảm bảo được tham gia bất kỳ sự kiện Hướng đạo Thế giới hoặc Khu vực chính thức nào, trừ khi điều này đã được ủy quyền rõ ràng và xác nhận thông qua quy trình đăng ký phù hợp.
Trong trường hợp bạn có bất kỳ nghi ngờ nào về thông tin hoặc tư cách thành viên của một cá nhân, vui lòng liên hệ với Văn phòng Hướng đạo Thế giới để được hỗ trợ.
Hướng dẫn này được ban hành dựa trên trách nhiệm chung của chúng ta trong việc duy trì sự tham gia an toàn, minh bạch và đáng tin cậy trên tất cả các nền tảng Hướng đạo, đồng thời phù hợp với chính sách An toàn khỏi Nguy hại và các tiêu chuẩn, quy trình quản trị của chúng tôi.
Chúng tôi trân trọng sự hợp tác của quý vị trong việc đảm bảo chỉ những đại diện được ủy quyền hợp lệ mới được tham gia vào các hoạt động Hướng đạo chính thức. Nếu quý vị gặp bất kỳ thắc mắc hoặc bất thường nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ asia-pacific@scout.org để được giải thích rõ hơn trước khi tiếp tục.
Trân trọng, Hướng đạo,
J Rizal C Pangilinan
Giám đốc Khu vực
Hồ sơ
Circular 36 Improper authorization _202511